Gestion de la remontée des pièces justificatives par les partenaires de mise en oeuvre du Projet Neer-Tamba

ELEMENTS INTRODUCTIFS

Localisation de l’expérience
L’expérience relative à la « gestion de la remontée des pièces justificatives par les partenaires d’exécution » est mise en oeuvre par le Projet de gestion participative des ressources naturelles et du développement rural des régions du Nord, du Centre-Nord et de l’Est du Burkina Faso, dit Projet Neer-Tamba. La carte ci-dessous présente les trois (03) régions d’invention du projet dans lesquelles l’expérience.

Brève présentation du projet Neer-Tamba
Le Projet Neer-Tamba est né de la volonté du Gouvernement du Burkina Faso avec l’appui du Fonds International de Développement Agricole (FIDA) d’améliorer les conditions de vie et les revenus des populations rurales les plus défavorisées des régions du Nord, du Centre-Nord et de l’Est en particulier et celles du pays en général. Dans ces trois (03) régions, à l’exception des provinces du Sanmatenga et du Namentenga, le Projet NEER-TAMBA participe au renforcement des acquis du Programme d'Investissement Communautaire pour la Fertilité Agricole (PICOFA) et du Programme de Développement Rural Durable (PDRD), deux projets ayant bénéficié de l’appui technique et financier du FIDA et clôturés en fin 2013. D’une durée de 8 ans, le Projet à un coût total de soixante un milliards quatre cent quatorze millions sept cent soixante-quatorze mille huit cent cinquante (61 414 774 850) Francs CFA. Il est mis en oeuvre avec la collaboration des services centraux, et déconcentrés de l’Etat, les structures privées, les Chambres d’Agriculture et les Organisations Professionnelles Agricoles (OPA).

L’objectif spécifique du Projet est d’appuyer les populations cibles à construire et renforcer leur autonomie et leur capacité à jouer un rôle moteur croissant, pleinement reconnu par les autres acteurs, dans la construction d’un tissu économique et social durable. Trois (03) axes d’intervention sont ciblés : (i) l’accroissement de la résilience des ménages, des exploitations et des villages face aux aléas climatiques ; (ii) l’accession des ménages à une capacité d’autonomie économique et financière suffisante pour leur permettre, au sein de leur milieu rural de résidence, de se projeter mieux vers l’avenir ; (iii) la construction et le renforcement d’un tissu social et économique favorable et incitatif à cette prise d’autonomie, dont les populations cibles seront des acteurs/partenaires à part entière.

Le NEER-TAMBA est un projet dont l’exécution des activités implique de nombreux acteurs. Ces acteurs assurent l’exécution physique et financière des activités sur le terrain avec les budgets mis à leur disposition par l’UGP via des comptes dédiés au profit des trois (03) Chambres Régionales d’Agriculture (CRA) de sa zone de couverture et de la Chambre Nationale d’Agriculture (CNA).

Afin de minimiser les lourdeurs dans la remontée des pièces justificatives des dépenses effectuées conformément au Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA), en rapport avec la pluralité des partenaires de mise en oeuvre du Projet, il a été mis en place de façon participative, un dispositif de gestion de la remontée desdites pièces. 3. Brève présentation de l’expérience La gestion de la remontée des pièces justificatives par les partenaires de mise en oeuvre du Projet est un mécanisme mis en place en vue de faciliter la mobilisation des ressources financières auprès du bailleur pour financer les activités.

HISTORIQUE ET DEMARCHE DE L’EXPERIENCE

Genèse de l’expérience
La problématique de la remontée des pièces a été vécue par la plupart des projets/programmes au Burkina en particulier ceux du portefeuille FIDA. En effet depuis les années 1980, la mobilisation des ressources financières à travers l’élaboration des DRF a été limitée par la lenteur de la remontée des pièces par les partenaires de mise en oeuvre occasionnant des tensions de trésorerie.

Pour pallier cette difficulté, les projets tels que le PDRD, PICOFA, PDRSO, PASPRU et le PROFIL ont bénéficié de l’augmentation de l’avance initiale de démarrage et procédé à des missions d’appui à la collecte et à l’élaboration des pièces justificatives auprès des partenaires. Cependant, ces solutions n’ont pas été capitalisées et diffusées.

Tirant leçon de ces expériences et prenant en compte la taille des allocations aux partenaires, le Projet Neer-Tamba a mis en place sa propre stratégie pour disposer permanemment de ressources financières.

Trajectoire de l’expérience
L’expérience de la gestion de la remontée des pièces justificatives a été initiée après les deux (02) premières années de mise en oeuvre du Projet. Au démarrage du Projet, les fonds étaient transférés vers les comptes des Chambres d’Agriculture pour la mise en oeuvre des activités conformément aux clauses de la maitrise d’ouvrage déléguée qui stipulaient entre autres la mise à disposition de 30% du montant de leur PTBA après l’avis de non objection du FIDA et l’atelier de planification. Ces transferts étaient faits dans le but de permettre aux Chambres d’Agriculture de disposer de ressources financières conséquentes pour l’exécution de leurs activités programmées.

De façon pratique, ces institutions consulaires devraient justifier ces fonds dans les meilleurs délais auprès de l’UGP afin de lui permettre d’élaborer les Demandes de Remboursement des Fonds (DRF). Cependant, cette disposition n’a pas été respectée occasionnant des tensions de trésorerie qui ont affecté la performance globale du Projet au cours de ladite période. C’est fort de ce constat qu’un mécanisme a été développé pour faciliter la remontée des pièces justificatives.

Les réflexions menées ont abouti à la définition d’une démarche de gestion de la remontée des pièces justificatives par les partenaires. Son opérationnalisation a été participative avec l’implication des services financiers de tous les centres de gestion. 

Actions et dispositif de mise en oeuvre de l’expérience
L’expérience est mise en oeuvre à travers les différentes étapes ci-après qui déclinent les actions réalisées :

• élaboration systématique des Termes de Référence (TDR) pour le financement de toute activité programmée;
• financement des activités dont le délai entre la demande de financement et la date prévue pour l’exécution n’excède pas deux (02) semaines ;
• élaboration d’un guide succinct de gestion au profit des premiers responsables ainsi que les acteurs de mise en oeuvre retraçant les différentes pièces constitutives des liasses de justification par nature de dépense ; • initiation d’une rencontre d’appropriation du guide et la demande d’implication effective des premiers responsables ;
• exigence de la mise à jour régulière de la comptabilité ainsi que la remontée de la base comptable et des pièces justificatives toutes les deux (02) semaines ;
• paiement direct des grosses dépenses par l’UGP et transmission des copies des pièces aux partenaires pour enregistrement comptable ;
• organisation d’une mission de contrôle de la gestion des partenaires par l’Inspection Technique des Services du Ministère de tutelle technique ;
• contrôle trimestriel effectué par les contrôleurs internes du Projet ;
• évaluation trimestrielle de l’expérience assortie d’une prise de mesures d’amélioration continue.

Description et fonctionnement de l’expérience
Le mode opératoire de l’expérience se décline ainsi qu’il suit : toute activité à réaliser doit faire l’objet d’élaboration de TDR. Les TDR élaborés à cet effet sont transmis aux responsables techniques de l’UGP qui veillent à leur qualité avant leur soumission pour financement. Un délai d’une semaine est requis entre la date de soumission de la demande de financement et le début de réalisation de l’activité conformément au manuel de procédures administratives, comptables et financières du Projet. Une fois l’activité réalisée, les pièces justificatives sont saisis dans la comptabilité de la CRA. Les versions physiques des pièces comptables et le rapport d’exécution sont transmis à l’UGP dans un délai de soixante-douze (72) heures après la fin de l’activité.

Pour ce qui est des cotations (acquisitions de bien et service et travaux d’aménagements), la liasse de pièces est transmise à l’UGP dans les mêmes délais pour vérification et paiement.